Zwolnienie z obowiązku przedłożenia dokumentu koniecznego do zawarcia małżeństwa – wybrane aspekty i porady

Zawarcie małżeństwa to jedna z najważniejszych decyzji w życiu, a zarazem doniosła czynność prawna wymagająca spełnienia ściśle określonych wymogów formalnych. Prawo szczegółowo reguluje zasady zawierania związku małżeńskiego, aby zapewnić ważność i skuteczność tej czynności. Współcześnie coraz częściej dochodzi do małżeństw o charakterze międzynarodowym – między obywatelami różnych państw – co pociąga za sobą dodatkowe wymogi prawne stawiane nupturientom. Skomplikowane przepisy niekiedy utrudniają sformalizowanie związku z ukochaną osobą, niezależnie od tego, czy oboje narzeczeni są Polakami, czy jedno z nich pochodzi z zagranicy.

Jednym z problemów praktycznych bywa trudność w uzyskaniu wymaganych dokumentów stanu cywilnego. Na szczęście w pewnych sytuacjach, dzięki interwencji sądu, można uzyskać zwolnienie z obowiązku przedłożenia dokumentu koniecznego do zawarcia małżeństwa. Poniżej wyjaśniamy, kiedy sąd może zwolnić z obowiązku przedstawienia takiego dokumentu oraz jak wygląda procedura uzyskania zwolnienia. Wskażemy też, dlaczego w tego rodzaju sprawach warto skorzystać z pomocy doświadczonego adwokata specjalizującego się w prawie rodzinnym.

Dokumenty wymagane do zawarcia małżeństwa w Polsce

Polskie przepisy precyzują, jakie dokumenty należy przedłożyć kierownikowi urzędu stanu cywilnego przed ślubem. Zgodnie z ustawą Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz.U. 2025 poz. 594) wymaga się przede wszystkim dowodu tożsamości oraz pisemnego zapewnienia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa (składanego przed kierownikiem USC). Ponadto nupturienci muszą przedstawić odpisy aktów stanu cywilnego potwierdzające ich stan cywilny – np. odpis aktu urodzenia, a w razie uprzedniego pozostawania w związku małżeńskim także dokument potwierdzający ustanie lub unieważnienie poprzedniego małżeństwa (np. odpis aktu małżeństwa z adnotacją o rozwodzie albo akt zgonu małżonka). W przypadku, gdy któryś z wymaganych dokumentów został sporządzony za granicą, należy złożyć oryginał takiego dokumentu z urzędowym tłumaczeniem na język polski.

Dodatkowe wymogi przy małżeństwie z cudzoziemcem

Sytuacja komplikuje się, gdy choć jedna ze stron planowanego małżeństwa nie jest obywatelem polskim. Cudzoziemiec zamierzający zawrzeć związek małżeński w Polsce – oprócz dokumentów wymaganych od obywatela polskiego (dowód tożsamości, zapewnienie, odpis aktu urodzenia itp.) – musi złożyć dokument stwierdzający, że zgodnie z właściwym prawem może zawrzeć małżeństwo. Innymi słowy, obcokrajowiec powinien przedstawić zaświadczenie swojego kraju pochodzenia o braku przeszkód do zawarcia małżeństwa (tzw. zaświadczenie o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa według prawa ojczystego). Wymóg ten wynika wprost z przepisów polskiego prawa o aktach stanu cywilnego i ma na celu upewnienie się, że nie zachodzą okoliczności wyłączające zawarcie małżeństwa zarówno w świetle prawa polskiego, jak i właściwego prawa obcego. Jeśli cudzoziemiec pozostawał wcześniej w związku małżeńskim, powinien także przedłożyć odpis aktu małżeństwa z adnotacją o rozwodzie albo innym ustaniu lub unieważnieniu małżeństwa, bądź dokument potwierdzający, że poprzedni związek nie istnieje.

Zwolnienie z obowiązku przedłożenia dokumentu – podstawa prawna

Co jednak w sytuacji, gdy cudzoziemiec nie może uzyskać wymaganego zaświadczenia o zdolności do zawarcia małżeństwa? Polski ustawodawca przewidział taką okoliczność. Zgodnie z przepisami Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego oraz odpowiadającymi mu przepisami ustawy o aktach stanu cywilnego, sąd może zwolnić z obowiązku przedłożenia dokumentu niezbędnego do zawarcia małżeństwa, jeżeli uzyskanie tego dokumentu napotyka przeszkody trudne do przezwyciężenia. Innymi słowy, gdy cudzoziemiec z przyczyn obiektywnych nie jest w stanie dostarczyć zaświadczenia o możności zawarcia małżeństwa wydanego przez jego kraj, może zwrócić się do polskiego sądu o wydanie postanowienia, które zastąpi ten dokument. Tego rodzaju postępowanie sądowe jest potocznie nazywane „uzyskaniem zgody sądu na ślub z cudzoziemcem”, choć faktycznie przedmiotem sprawy jest zwolnienie z obowiązku złożenia dokumentu. Postanowienie sądu rejonowego uzyskane w tym trybie należy następnie przedłożyć kierownikowi USC zamiast brakującego zaświadczenia.

Przeszkody w uzyskaniu zaświadczenia – kiedy sąd udzieli zwolnienia?

Polski sąd udzieli zwolnienia tylko wtedy, gdy stwierdzi, że zainteresowany cudzoziemiec rzeczywiście nie ma możliwości zdobycia wymaganego dokumentu. Przeszkody mogą mieć charakter prawny lub faktyczny. W praktyce najczęściej chodzi o przeszkody prawne, gdyż prawo ojczyste cudzoziemca w ogóle nie przewiduje wydawania takiego zaświadczenia – brakuje organu, który mógłby je wydać. Taka sytuacja występuje w wielu państwach na świecie. Przykładowo nie wydają zaświadczeń o zdolności do zawarcia małżeństwa m.in.:

• Stany Zjednoczone, Kanada i część innych państw obu Ameryk (np. Argentyna) – brak scentralizowanych zaświadczeń dla obywateli USA czy Kanady;
• Australia oraz wiele krajów Azji, jak Indie czy Izrael, a także niektóre państwa afrykańskie;
• niektóre państwa europejskie, nawet z UE, np. Ukraina, Hiszpania, Grecja, Estonia, Litwa czy Chorwacja.

Jeżeli cudzoziemiec pochodzi z kraju, w którym urzędy stanu cywilnego nie wydają zaświadczeń o możności zawarcia małżeństwa, jedynym rozwiązaniem jest uzyskanie w Polsce prawomocnego postanowienia sądu zwalniającego z obowiązku przedłożenia takiego dokumentu. Praktyka pokazuje, że polskie sądy przychylają się do wniosków zwłaszcza w razie przeszkód natury prawnej, gdy przepisy kraju pochodzenia w ogóle nie przewidują wydania wymaganego dokumentu.

Drugą kategorię stanowią przeszkody faktyczne – na przykład w kraju pochodzenia cudzoziemca trwa konflikt zbrojny lub poważny chaos administracyjny, który uniemożliwia uzyskanie dokumentów. Sąd ocenia każdorazowo, czy dana przeszkoda ma charakter obiektywny i trudny do przezwyciężenia. Warto podkreślić, że nie uznaje się za wystarczające przeszkody jedynie tego, że kraj pochodzenia leży bardzo daleko, podróż byłaby kosztowna lub że w Polsce brak placówki dyplomatycznej danego państwa. Tego typu niedogodności same w sobie nie przekonają sądu do zwolnienia z obowiązku – muszą istnieć bardziej obiektywne bariery prawne lub faktyczne.

Postępowanie przed sądem i ocena przesłanek

Sprawy o zwolnienie z obowiązku przedłożenia dokumentów są rozpoznawane w postępowaniu nieprocesowym przez sąd rejonowy (wydział rodzinny) właściwy ze względu na miejsce zamieszkania cudzoziemca w Polsce (a w braku takiego – jego pobytu). Postępowanie inicjowane jest na wniosek zainteresowanego cudzoziemca; wniosek podlega opłacie stałej 100 zł. We wniosku należy uprawdopodobnić istnienie przeszkód w zdobyciu dokumentu (np. załączyć pisemne zaświadczenie z urzędu lub konsulatu danego kraju o niewydawaniu takich dokumentów). Do wniosku dołącza się również odpisy aktów stanu cywilnego cudzoziemca (np. akt urodzenia, dokumenty potwierdzające stan cywilny) wraz z tłumaczeniem na język polski, kopię paszportu, dowód uiszczenia opłaty oraz inne dokumenty przydatne do wykazania przedmiotowych okoliczności sprawy.

Sąd, rozpoznając wniosek, bada z urzędu właściwe prawo ojczyste cudzoziemca, aby ustalić, czy dana osoba spełnia ustawowe przesłanki do zawarcia małżeństwa. Innymi słowy, sąd samodzielnie ocenia istnienie pozytywnych przesłanek oraz brak przeszkód do małżeństwa według prawa właściwego dla cudzoziemca. Dodatkowo sąd upewnia się, że ewentualne zawarcie związku nie naruszy podstawowych zasad porządku prawnego RP. Tego rodzaju weryfikacja służy zapobieganiu sytuacjom, w których polski urząd udzieliłby ślubu sprzecznego z fundamentalnymi normami (np. gdy prawo obce dopuszcza poligamię lub małżeństwo w bardzo młodym wieku – co kolidowałoby z polskim prawem). Analogicznej kontroli kierownik USC dokonuje, gdy cudzoziemiec przedkłada standardowe zaświadczenie – urząd również sprawdza, czy dokument nie poświadcza dopuszczalności małżeństwa sprzecznego z prawem polskim.

Co istotne, sąd bierze pod uwagę także dodatkowe warunki szczególne, jakie prawo ojczyste cudzoziemca może nakładać przy małżeństwie z cudzoziemcem. Przykładowo prawo syryjskie wymaga uprzedniej zgody Ministerstwa Spraw Wewnętrznych Syrii na ślub obywatela syryjskiego z osobą niebędącą Arabem. Jeśli Syryjczyk zamierzający zawrzeć małżeństwo w Polsce nie uzyska takiej zgody, jego ewentualny ślub z Polką wprawdzie będzie ważny w świetle prawa polskiego, ale mógłby zostać uznany za nieważny w Syrii. Dlatego sąd polski, zwalniając z obowiązku przedłożenia dokumentu, upewni się, czy cudzoziemiec spełnia również tego rodzaju wymogi szczególne swojego prawa ojczystego. Każda sprawa rozpatrywana jest indywidualnie, w kontekście prawa kraju pochodzenia nupturienta i okoliczności faktycznych. Prawomocne postanowienie sądu zastępuje wymagane zaświadczenie- po jego przedłożeniu kierownik USC może dopełnić formalności i udzielić ślubu.

Dlaczego warto skorzystać z pomocy adwokata?

Postępowanie o zwolnienie z obowiązku przedstawienia dokumentów może okazać się skomplikowane i czasochłonne, zwłaszcza jeśli jest prowadzone samodzielnie przez stronę niezaznajomioną z procedurą. Wniosek do sądu musi być rzetelnie uzasadniony i poparty właściwymi dowodami – tak, aby przekonać sąd o istnieniu obiektywnych przeszkód w uzyskaniu dokumentu. Niezbędna bywa też znajomość prawa obcego – sąd będzie wymagał wykazania, jakie przepisy obowiązują w kraju pochodzenia cudzoziemca i czy dana osoba spełnia warunki do zawarcia małżeństwa według tego prawa. Profesjonalny pełnomocnik z doświadczeniem w prawie rodzinnym i międzynarodowym pomoże zgromadzić odpowiednie materiały (np. opinie prawne, zaświadczenia z urzędu konsularnego), sporządzi poprawny pod względem formalnym i merytorycznym wniosek oraz będzie reprezentował klienta przed sądem.

Warto podkreślić, że skorzystanie z pomocy wyspecjalizowanego adwokata zwiększa szanse na sprawne i pomyślne załatwienie sprawy. Profesjonalny pełnomocnik zadba, aby sąd otrzymał pełen obraz sytuacji i wszystkie argumenty przemawiające za zwolnieniem z obowiązku przedstawienia dokumentu. Unikniemy w ten sposób braków formalnych, niepotrzebnych opóźnień czy oddalenia wniosku z powodu niedostatecznego uzasadnienia. Pamiętajmy, że prawo do zawarcia małżeństwa jest chronione, ale wymaga dopełnienia określonych formalności – z pomocą profesjonalnego pełnomocnika łatwiej przejść przez zawiłą procedurę i doprowadzić do szczęśliwego finału, jakim jest zawarcie związku małżeńskiego.

Skontaktuj się z naszą Kancelarią Lexay posiadamy bogate doświadczenie w prowadzeniu spraw małżeńskich, w tym postępowań o zwolnienie z obowiązku przedłożenia dokumentów wymaganych do zawarcia związku małżeńskiego. Nasz zespół prawników, współpracuje także ze specjalistami znającymi prawo innych krajów (np. Ukrainy, Izraela, Hiszpanii czy Wielkiej Brytanii), udzielimy kompleksowej pomocy – od doradztwa prawnego, przez przygotowanie wniosku, aż po reprezentację przed sądem. Jeśli potrzebujesz wsparcia w uzyskaniu zgody sądu na ślub z cudzoziemcem lub masz wątpliwości co do wymaganych dokumentów, skontaktuj się z prawnikiem Kancelarii Lexay tel. 501-177-089– pomożemy Ci bezpiecznie przejść przez procedury i sprawnie zrealizować plany małżeńskie.

Adw. Magda Jędrocha